Shared Services und Business Process Outsourcing

Seit über 20 Jahren hat sich weltweit das Konzept von Shared Services insbesondere für einfache transaktionale Verwaltungsprozesse als erfolgreich erwiesen. Heute betreiben bereits über 90% aller großen Unternehmen ein oder mehrere Shared Service Center (SSC), denen vor allem administrative Unterstützungsaufgaben - beispielsweise im Finanz-, Rechnungs- und Personalwesen sowie Einkauf und IT - übertragen werden und welche die Ressourcen im Rahmen einer eigenen Organisation für die einzelnen Konzerngesellschaften nutzen. Expertenschätzungen zufolge wird sich diese Entwicklung - erinnert sei an aktuelle Trendthemen wie Center of Excellence oder Multitower - unter dem Einfluss von z. B. Globalisierung und Komplexität der Geschäftsprozesse, Fortschritte in der Informations- und Kommunikationstechnologie, Demografie und Arbitrage von Lohnkosten verstärken und auch zunehmend zu einer Option für mittelständische Unternehmen werden.

Im vorliegenden Sammelwerk widmen sich die Herausgeber Alexander Riedel, Thilo Rau und Matthias Lohrmann - alle drei sind seit Jahren als Berater bei KPMG intensiv mit der Thematik Shared Services befasst - zusammen mit weiteren Fachautoren den wesentlichen Fragestellungen zur Umsetzung und zum Betrieb von SSC. Nach einer Einführung in wesentliche Herausforderungen und Ziele des Shared Services - Umfelds gliedert sich das Werk in drei Schwerpunkte:

Teil A konzentriert sich auf die Kernkomponenten im strategischen Design der Betriebsmodelle von SSC. Hierbei geht es zuerst um relevante Charakteristika für die Durchführung von Shared Services - Machbarkeitsstudien, einschließlich von Empfehlungen zu deren konkreten Ausgestaltung. Danach werden vor allem die Methodologie der Standortwahl von SSC und maßgebliche Trends referiert, welche die zukünftige Auswahl derartiger Standorte verändern. Des Weiteren werden die verschiedenen Outsourcing-Modelle und -Strategien mit den damit verbundenen Nutzen und Risiken diskutiert. Abschließend wird ein in der Praxis erfolgreich angewandtes Phasenmodell zur Implementierung einer Shared Service - Organisation vorgestellt.

Teil B setzt sich mit den wichtigsten Erfolgsfaktoren in der Umsetzung von SSC-Konzepten auseinander. Hierzu zählen z. B. die Handlungsfelder Governance- und Organisationsmodelle, Aktivitätensplit, personalwirtschaftliche Aspekte, sozialverträglicher Umgang mit Anpassungsveränderungen im Personalbereich, steuerliche Aspekte bei Funktionsverlagerung und Kostenverrechnung sowie Compliance in Organisation und Prozessen.

Teil C befasst sich mit Fragen und Lösungsansätzen der strategischen Steuerung im Sinne der Nutzung aufbau- und ablauforganisatorischer Instrumente zur Ausrichtung der SSC an den strategischen Zielen der Gesamtorganisation. Abschließend werden neue Reporting-Konzepte und weitere aktuelle Trends bzw. neue Entwicklungen im Shared Services-Markt skizziert. Dabei zeigt sich, dass zunehmend Lösungsansätze entwickelt werden, mit deren Hilfe auch höherwertige, wissensintensive Geschäftsprozesse in die SSC verlagert werden.

Dieses Kompendium ist von Experten der SSC-Praxis geschrieben und wendet sich in erster Linie an Manager und Controller, welche immer öfter vor der Entscheidung stehen, ob ein SSC eingerichtet werden soll oder wie bestehende SSC-Lösungen weiterentwickelt bzw. optimiert werden können. Darüber hinaus kann das Buch auch für die Aus- und Fortbildung von Führungsnachwuchskräften an Hochschulen und sonstigen weiterführenden Bildungseinrichtungen empfohlen werden.

Fazit: Ein großes Lob für Herausgeber und Autoren für die gelungene Strukturierung und die anhand zahlreicher Praxisbeispiele anschauliche Auseinandersetzung mit der insgesamt umfassenden und zugleich diffizilen Materie der SSC.